In inglese, lo troverete di frequente, viene chiamato Project Management.

Partiamo dall’etimologia. ‘Progetto’ deriva dal latino PROJECTUS azione di gettare avanti. S’intuisce presto che ciò che si getta avanti è il nostro intelletto, la capacità di astrarre prevedendo tutte le fasi che ci porteranno, in successivi step, al nostro scopo.

Nelle organizzazioni, grandi o piccole che siano, la gestione di progetto è un’attività basilare per operare una corretta previsione degli step di avanzamento, un giusto uso delle risorse e un rispetto dei tempi di consegna del prodotto finale.
Che sia lo sviluppo di un software piuttosto che la ristrutturazione di un palazzo, non ha importanza. La gestione di progetto ha modi ed elementi che sono comuni.

Le caratteristiche di un progetto sono:

• uno scopo unico
• un risultato finale specifico
• un inizio e una fine
• tempi definiti per il completamento
• la creazione di un gruppo interfunzionale ad hoc
• una serie limitata di risorse
• una sequenza di attività interdipendenti

Quando si comincia un progetto ciò che è subito evidente è che esso entra in conflitto con la struttura funzionale portata alla standardizzazione dei compiti. Anche quando lavoriamo da soli possiamo notare che è semplice far fronte ad una commessa simile ad altre che abbiamo già portato a termine. Questo perchè, nel tempo, abbiamo imparato ad ottimizzare le risorse e le tecniche. Spesso in questi casi possiamo anche tagliare drasticamente la fase di pianificazione dell’effort.
Un progetto nuovo, invece, porta incognite e, sicuramente, problemi nuovi.

Il Project Manager (il responsabile della gestione di progetto) ha il compito di organizzare e controllare tutte le attività necessarie per la realizzazione di un progetto a carattere non ripetitivo nel rispetto degli standard di qualità, dei vincoli di costo e tempo prefissati. Inoltre è responsabile della comunicazione tra i vari componenti del team, i superiori e i clienti.

I processi di gestione del progetto possono suddividersi in quattro macroaree suddivisibili a loro volta in elementi all’interno di ogni processo.

• Avvio e pianificazione del progetto:
  Valutazione del quadro generale
  Identificazione delle fasi cardine, dei risultati finali e delle attività di progetto
  Sviluppo e messa a punto della programmazione del progetto
  Identificazione di competenze, attrezzature e materiali necessari
• Esecuzione del progetto:
  Avvio progetto da parte delle risorse individuate
  Confronto tra stato attuale e previsione
  Verifica avanzamento attività
• Controllo del progetto:
  Analisi delle informazioni di progetto
  Comunicazioni e report
• Chiusura del progetto:
  Identificazione delle lezioni apprese
  Creazione di un modello di progetto

Nella prossima parte vedremo più in profondità i singoli elementi di questi processi.