Negli ultimi anni, la International Data Corporation (IDC) ha pubblicato uno studio che individuava cinque costi di stampa nascosti a carico delle aziende. La ricerca ha stimato che la stampa comporta un costo variabile dall’1 al 3% del profitto annuo di un’azienda. Anche se la maggior parte delle aziende si concentra sui costi correlati alla stampa vera e propria, questa è solo la punta dell’iceberg.

Il metodo più efficace per evitare costi superflui non consiste nell’eliminazione delle stampanti o nella riduzione delle operazioni di stampa in ufficio, ma nell’affrontare i problemi con soluzioni creative e intelligenti. Un’altra possibilità viene offerta dall’introduzione di un servizio di stampa gestita (MPS), condotto da specialisti che hanno il compito di organizzare e migliorare i servizi di stampa per aumentare la produttività e ridurre i costi di stampa.
Le aziende sono costrette a ordinare e archiviare una quantità sempre crescente di documenti cartacei e file digitali. La stampa può rivelarsi utile poiché consente a voi e ai vostri collaboratori di gestire al meglio i progetti, garantendo l’organizzazione delle attività.

Per effettuare una valutazione completa del vostro ambiente di stampa, dell’infrastruttura dei documenti e dei flussi di lavoro, vi riportiamo di seguito alcuni suggerimenti su come individuare i costi di stampa nascosti che potrebbero non risultare immediatamente evidenti:

Archiviazione/Ingombro

Un altro vantaggio del miglioramento della gestione dell’ambiente di stampa consiste nell’aumento degli spazi in ufficio. Grazie alla semplice riorganizzazione delle apparecchiature hardware di stampa, è possibile liberare spazio disponibile, che altrimenti sarebbe occupato da stampanti e materiali di consumo. Occorre effettuare una valutazione sull’effettiva necessità di disporre di una stampante in ogni reparto e prendere in considerazione la possibilità che settori diversi dell’azienda condividano le stesse apparecchiature. I reparti creativi potrebbero avere bisogno di stampanti digitali a colori per la maggior parte dei dipendenti, mentre, per le divisioni amministrative, potrebbero bastare stampanti in bianco e nero.
Per risparmiare denaro, non è necessario compromettere la qualità. È possibile ottenere una riduzione dei costi di stampa tramite il miglioramento dei processi e la regolazione delle apparecchiature, in modo da soddisfare le diverse esigenze all’interno dell’azienda.

Assistenza tecnica e supporto IT

Una percentuale compresa tra il 35 e il 50% delle chiamate effettuate al servizio di assistenza riguarda le stampanti. Considerato che ciascuna chiamata può costare dai 14 ai 16 euro, oltre allo spreco di tempo lavorativo e alle eventuali riparazioni necessarie, se un’azienda ha 10.000 dipendenti, ciò potrebbe comportare una spesa di oltre 880.000 euro all’anno.
Secondo International Data Corporation, meno di un terzo delle aziende esegue un monitoraggio dei costi del servizio di assistenza tecnica e supporto associati alle operazioni di stampa. Mediante l’analisi dei problemi evidenziati dai dipendenti, è possibile semplificare l’utilizzo delle apparecchiature hardware.

Approvvigionamento e amministrazione

La mancanza di un criterio di stampa di tipo centralizzato è un fattore piuttosto comune, ma ciò rischia di generare un approccio frammentario agli acquisti di apparecchiature hardware. La presenza di vari reparti dotati di un proprio budget per aspetti diversi dell’ambiente di stampa, nonché di lavoratori mobili che ordinano apparecchiature hardware di stampa presso outlet che praticano prezzi maggiorati, può comportare spese non necessarie. È possibile evitare tutto ciò mediante la centralizzazione e il controllo delle complessità insite nella gestione delle relazioni con più fornitori.

Sostenibilità ambientale

Negli ultimi anni, il settore delle stampanti ha preso coscienza del problema e ha cercato di immettere sul mercato dispositivi di stampa più rispettosi dell’ambiente. Per molte organizzazioni, il supporto di questi obiettivi ambientali è, al contempo, conveniente e opportuno in termini di PR. Il consumo di energia elettrica nel settore dell’assistenza copre gran parte del consumo totale di energia elettrica del settore. Tuttavia, l’ottimizzazione delle apparecchiature per ufficio è in grado di generare potenziali risparmi, per un importo fino al 50% dell’attività aziendale. I dispositivi più recenti utilizzano minori quantità di energia e toner rispetto ai prodotti tradizionali.
Piccoli accorgimenti, come il passaggio alla stampa fronte/retro, l’attivazione della stampa monocromatica predefinita e la consapevolezza, da parte dei dipendenti, dei costi di stampa, possono tutti insieme fare la differenza.

Produttività organizzativa

Una gestione appropriata dell’ambiente di stampa può generare un impatto diretto sulla produttività. Se i dispositivi di stampa non risultano adeguati, si rischia un maggiore spreco dei tempi di attesa.
Le aziende dotate di un reparto riprografico centralizzato (CRD) devono accertarsi che tale struttura sia utilizzata nel modo corretto. Una gestione carente e una mancanza di formazione del personale rischiano di far sì che i lavori di stampa inviati al CRD vengano prodotti all’esterno con un conseguente aggravio dei costi per l’azienda.
A fronte di un’economia incerta e del continuo cambio di tendenze nel mondo delle aziende, l’ottimizzazione delle attività aziendali, ove possibile, è ora più necessaria che mai. I costi nascosti sono l’ultima cosa di cui la vostra azienda ha bisogno. Risparmiare denaro che non sapevate neanche di avere significa poterlo spendere in altri progetti, rendendo, allo stesso tempo, più efficiente il reparto IT.