Devo ammettere che uno degli aspetti meno entusiasmanti dell’essere consulente informatico / freelance è quello di doversi amministrare da solo la propria contabilità.
A parte la noia di dover sollecitare i pagamenti, aggiornare le anagrafiche, segnalare al commercialista i clienti che non ti hanno pagato ecc. ecc., c’è proprio  la necessità di avere uno strumento sempre a portata di mano che sia pratico, semplice da utilizzare (ma con tutte le opzioni possibili per renderlo completo) e ben strutturato.

Come quasi tutti, ho cominciato con Excel che è uno strumento molto potente per fare calcoli ed ha buone capacità di formattazione. Quindi, in teoria, perfetto per la fatturazione.
Tuttavia bisogna essere molto ordinati e precisi per avere degli archivi in regola. Inoltre bisogna tenere sempre aggiornati i propri backup per non incorrere in problemi da cancellazioni accidentali (all’epoca delle mie fatture in Excel non esistevano Dropbox e i suoi fratelli).

Successivamente sono passato ai programmi di fatturazione che semplificavano il processo di inserimento dei dati e permettevano di avere uno storico molto ordinato. Il problema era che la consultazione era legata ad un dispositivo, che spesso gli aggiornamenti per seguire le nuove regole fiscali non erano rapidi e che non c’erano metodi di backup validi. Qualche tempo fa ho fatto anche una panoramica dei programmi gratuiti per la fatturazione.

Con l’avvento del cloud e, soprattutto, della metodologia SAAS era chiaro che molti avrebbero coperto l’esigenza di avere un programma di fatturazione totalmente online. Ho provato qualche servizio americano (qualcuno ottimo ma troppo complesso, per me, da adattare alla realtà italiana) e qualcuno italiano.
Alla fine ho scelto FattureInCloud

Dopo il periodo di prova ho senza esitazione sottoscritto la licenza standard che attualmente costa 60 euro + IVA all’anno.
Schematicamente elencherò le sezioni principali del programma

• situazione generale (per capire a colpo d’occhio l’andamento del fatturato e sospesi)
• commercialista (messaggistica col proprio commercialista)
• anagrafica clienti e fornitori
• preventivi e ordini
• fatture (panoramica annuale divise per mese on relativo totale)
• acquisti
• ricorrenze (utile per quelle fatturazioni periodiche, serve anche come memorandum)
• ammortamenti
• DDT (documenti di trasporto, a me non serve ma penso che sia utile per chi vende beni materiali)
• corrispettivi (anche in questo caso a me non è servita questa sezione ma è molto utile per i commercianti)
• prodotti e servizi (che può servire al freelance nel caso abbia circoscritto prodotti e categorie di servizi da vendere)
• gestione e-email (le fatture e, in genere, le comunicazioni con clienti e fornitori possono essere gestite dal gestionale. Io non lo faccio per una questione di abitudine. Utilizzo il mio client di posta)
• prima nota
• scadenziario (un calendario con le scadenze in entrata e uscita)
• documenti (un cloud personale per l’archiviazione di documenti)
• gestione F-24
• importa/esporta (la sezione per importare / esportare documenti e dati. Interessante la possibilità di importare dal diffuso Danea Easyfatt)
• strumenti (semplici tool che ci permettono, ad esempio, di calcolare la pressione fiscale attuale o di scorporare l’IVA dato un totale o di calcolare uno sconto)

Esperienza d’uso

Basta veramente pochissimo per iniziare a scrivere la prima fattura: inserire il primo cliente, scegliere un template per la fattura e inserire i dati relativi.
Dopo di che basterà decidere se inviarla tramite la gestione e-mail interna oppure scaricarla e inviarla col proprio client di posta.
Tutto sta a registrarne il pagamento per mantenere il proprio archivio ordinato e avere sempre chiaro la lista dei saldi, il quadro dell’IVA e delle tasse da pagare.
Alla fine del trimestre potrete dare al commercialista un accesso al vostro account (potrà vedere solo l’area delle fatture in entrata e uscita) in modo che faccia i suoi calcoli.

Il pannello è chiaro e le voci molto ordinate. Forse l’unica pecca è quella di non poter nascondere o aggiungere le voci per categoria di professionista.
Come ho scritto sopra, alcune voci a me non interessano e magari mi piacerebbe avere una configurazione che me le esclude.
I ragazzi di FattureInCloud però sono sempre molto attenti ai suggerimenti e chissà che in un prossimo rilascio non sia possibile questa modifica.

Ho provato velocemente l’app per Android e mi sembra ben fatta anche se penso che la userò sempre e solo per consultazione.

La chicca

Con la licenza premium ci sono altre funzionalità come la possibilità di registrare gli acquisti uploadandone il documento (esiste anche un’estensione per Chrome). Automaticamente, il software riconoscerà gli importi e l’azienda emittente.
L’ho provato (avevo una licenza test di un paio di settimane) con un paio di fatture di miei fornitori. Con Vodafone non ho avuto problemi. Con un fornitore locale, la cui fattura era più primitiva, ho dovuto correggere un po’ di errori.

Il giudizio finale

Insomma per me è un sì. E’ un servizio pratico, snello e che permette di risparmiare un sacco di tempo. I dati sono al sicuro nel cloud e quindi al riparo dai disastri (sempre possibili).

Link: FattureInCloud