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In questa serie di pillole (non c’è nessuna pretesa di esaurire il discorso) sul Project Management abbiamo visto quali sono le varie fasi che devono essere affrontate per coprire ogni aspetto della gestione di progetto.
A supporto di tutte queste attività ci vengono incontro parecchi strumenti informatici da quelli professionali tipo moduli dedicati di SAP, a quelli che si integrano nella suite di Office come Microsoft Project, a semplici strumenti sviluppati per aiutare la gestione di progetto nei suoi aspetti più elementari come ASP Project Management

Niente vieta ad un buon project manager di utilizzare un foglio di calcolo, l’email, un database ed un calendario per le scadenze ma questi tool integrati rappresentano un ottimo modo di risparmiare tempo e di ottimizzare le risorse.

A ottobre terrò un corso sul Project Management e su Microsoft Project in particolare. Le slide delle lezioni le convertirò in post per questo blog sperando che possano essere di un qualche interesse per i navigatori

Altri link d’interesse sull’argomento

http://wiki.ugidotnet.org/default.aspx/UGIdotNETWiki/ProjectManagement.html

http://www.cwi.it/showPage.php?template=rubriche&id=9866

http://www.managementhelp.org/plan_dec/project/project.htm

e soprattutto questo

http://www.projectreference.com/

Nella prima parte abbiamo introdotto l’argomento del Project Management.
Nella seconda abbiamo inziato a specificare le varie fasi di Pianificazione ed Esecuzione del progetto.

Adesso passiamo alle fasi di Controllo e Chiusura

CONTROLLO

Analisi delle informazioni di progetto
Come è facile capire si tratta di raccogliere i dati riguardanti l’avanzamento del progetto e gestire ritardi o sforamenti del budget.

Comunicazioni e report
Durante ogni fase del progetto si dovrà tenere informati tutti i cointeressati: componenti del team, superiori e clienti.
E’ un’attività che può sembrare ripetitiva e noiosa ma è molto importante che ogni cointeressato abbia un quadro chiaro della situazione.

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CHIUSURA

Identificazione delle lezioni apprese
Al termine del progetto si fa una riunione con tutto il team e si raccolgono impressioni sullo svolgimento del lavoro. E’ importante capire cosa è andato secondo le previsioni e dove si può migliorare.

Creazione di un modello di progetto
In questa fase salviamo il piano di progetto insieme alle attività, i criteri di misurazione della durata, le relazioni tra le attività, le competenze delle risorse e tutto quello che contribuisce a rendere il quadro d’assieme dello svolto.
Tutto questo servirà ad abbreviare i tempi nel caso di progetti simili.

Nella quarta e ultima parte vedremo quali sono le risorse informatiche che possono aiutarci nella gestione di progetto e come utilizzarle.

Nella prima parte abbiamo introdotto il Project Management.
Vediamo più nel dettaglio le fasi della gestione di progetto.

PIANIFICAZIONE

Valutazione del quadro generale
Per far questo bisogna individuare gli obiettivi e gli scopi del progetto. In questa fase è inutile scendere nel dettaglio ma avere un quadro d’assieme porta alla scoperta dei rischi possibili. Un piano d’emergenza è sempre un’attività proficua in questo stadio.

Identificazione delle fasi cardine, dei risultati finali e delle attività di progetto
Dalla visione generale di cui sopra bisogna estrapolare le fasi cardine (in inglese diremmo ‘step’) che rappresentano le mini-tappe all’interno del percorso globale verso il nostro obiettivo. L’elenco ottenuto lo mettiamo in ordine di realizzazione.

Sviluppo e messa a punto della programmazione del progetto
Gli step individuati vanno valutati. Si stabilisce in questa fase la durata della singola attività e la relazione che questa può avere con altre attività all’interno del progetto. Ad esempio stabiliamo il completamento di quali fasi sia propedeutico all’inizio delle altre. Abbiamo qui una previsione di durata dell’intero progetto.

Identificazione di competenze, attrezzature e materiali necessari
La fase di pianificazione si chiude con la determinazione delle competenze, delle attrezzature e dei materiali necessari per svolgere il lavoro delle diverse attività. Alle risorse individuate vengono assegnate le attività appropriate. A questo punto vediamo costo e durata totali del progetto. Se questi superano i tempi o il budget assegnato dobbiamo rivalutare alcuni punti.

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ESECUZIONE

Avvio progetto da parte delle risorse individuate
Le risorse individuate iniziano a lavorare al vostro start.

Confronto tra stato attuale e previsione
Nella fase di start si fa una fotografia della situazione tenendo sempre disponibile una copia di determinate informazioni del piano di progetto, in modo da poter confrontare il piano con l’avanzamento effettivo mentre il progetto procede.

Verifica avanzamento attività
In questa fase si verifica lo stato di avanzamento del progetto in termini percentuali e si stimano tempi e costi. E’ possibile fare previsioni sul raggiungimento degli obiettivi prefissati. Nel caso si corregge il progetto in corsa.

Nella terza parte parte vedremo il dettaglio delle fasi di Controllo e Chiusura del progetto

In inglese, lo troverete di frequente, viene chiamato Project Management.

Partiamo dall’etimologia. ‘Progetto’ deriva dal latino PROJECTUS azione di gettare avanti. S’intuisce presto che ciò che si getta avanti è il nostro intelletto, la capacità di astrarre prevedendo tutte le fasi che ci porteranno, in successivi step, al nostro scopo.

Nelle organizzazioni, grandi o piccole che siano, la gestione di progetto è un’attività basilare per operare una corretta previsione degli step di avanzamento, un giusto uso delle risorse e un rispetto dei tempi di consegna del prodotto finale.
Che sia lo sviluppo di un software piuttosto che la ristrutturazione di un palazzo, non ha importanza. La gestione di progetto ha modi ed elementi che sono comuni.

Le caratteristiche di un progetto sono:

• uno scopo unico
• un risultato finale specifico
• un inizio e una fine
• tempi definiti per il completamento
• la creazione di un gruppo interfunzionale ad hoc
• una serie limitata di risorse
• una sequenza di attività interdipendenti

Quando si comincia un progetto ciò che è subito evidente è che esso entra in conflitto con la struttura funzionale portata alla standardizzazione dei compiti. Anche quando lavoriamo da soli possiamo notare che è semplice far fronte ad una commessa simile ad altre che abbiamo già portato a termine. Questo perchè, nel tempo, abbiamo imparato ad ottimizzare le risorse e le tecniche. Spesso in questi casi possiamo anche tagliare drasticamente la fase di pianificazione dell’effort.
Un progetto nuovo, invece, porta incognite e, sicuramente, problemi nuovi.

Il Project Manager (il responsabile della gestione di progetto) ha il compito di organizzare e controllare tutte le attività necessarie per la realizzazione di un progetto a carattere non ripetitivo nel rispetto degli standard di qualità, dei vincoli di costo e tempo prefissati. Inoltre è responsabile della comunicazione tra i vari componenti del team, i superiori e i clienti.

I processi di gestione del progetto possono suddividersi in quattro macroaree suddivisibili a loro volta in elementi all’interno di ogni processo.

• Avvio e pianificazione del progetto:
  Valutazione del quadro generale
  Identificazione delle fasi cardine, dei risultati finali e delle attività di progetto
  Sviluppo e messa a punto della programmazione del progetto
  Identificazione di competenze, attrezzature e materiali necessari
• Esecuzione del progetto:
  Avvio progetto da parte delle risorse individuate
  Confronto tra stato attuale e previsione
  Verifica avanzamento attività
• Controllo del progetto:
  Analisi delle informazioni di progetto
  Comunicazioni e report
• Chiusura del progetto:
  Identificazione delle lezioni apprese
  Creazione di un modello di progetto

Nella prossima parte vedremo più in profondità i singoli elementi di questi processi.